Cómo Pasar tu Clínica de Excel a un Programa de Gestión

Tabla de contenidos

Por qué dejar Excel ahora
Antes de empezar: qué datos tienes
Paso a paso para migrar
Errores habituales
Cuánto se tarda
Preguntas frecuentes

Por qué dejar Excel ahora

Muchas clínicas empiezan con una hoja de cálculo para los pacientes, otra para las citas y una plantilla de Word para las facturas. Funciona mientras la consulta es pequeña. El problema llega cuando crece o cuando cambia la normativa.

Verifactu: las facturas deben emitirse con un sistema que garantice su integridad y trazabilidad. Una plantilla editable no lo hace. Tienes las fechas en nuestra guía de Verifactu: fechas, obligados y multas.
Protección de datos: un Excel con datos de salud en el ordenador de la clínica, o enviado por correo, es un riesgo serio según el RGPD.
Tiempo: pasar a mano cada cita a la factura, buscar la última sesión de un paciente o llamar para recordar citas son horas a la semana.

Antes de empezar: qué datos tienes

Haz inventario de lo que tienes y dónde está:

Dato	Dónde suele estar	¿Se migra?
Pacientes (nombre, teléfono, email, DNI)	Excel	Sí, en bloque
Citas futuras	Agenda en papel, Google Calendar o Excel	Sí, o se vuelven a crear
Historia clínica	Papel, Word o PDF	Los documentos se adjuntan a la ficha
Bonos y saldos pendientes	Excel o libreta	Se cargan a mano, uno por paciente
Facturas antiguas	Word o PDF	Se guardan como archivo; las nuevas, ya en el programa

Paso a paso para migrar

1. Limpia tu Excel de pacientes

Una fila por paciente y una columna por dato: nombre, apellidos, teléfono, email, DNI y fecha de nacimiento. Quita duplicados y filas vacías. Es el paso que más errores evita.

2. Configura la clínica en el programa

Da de alta tus servicios con su duración y precio, tus profesionales y sus horarios. Con eso la agenda ya funciona.

3. Importa los pacientes

Sube el Excel limpio. En Clinily te ayudamos a importarlo y revisamos contigo que los datos han entrado bien.

4. Pasa las citas futuras

Crea en el programa las citas de las próximas semanas. A partir de ahí, todas las nuevas se dan ya en la agenda nueva.

5. Adjunta la historia clínica que tengas en digital

Los informes y documentos que ya tienes en PDF o Word se adjuntan a la ficha de cada paciente. Lo que esté en papel, se escanea a medida que el paciente vuelve.

6. Emite la primera factura desde el programa

Elige una fecha de corte: a partir de ese día, todas las facturas salen del programa. Las anteriores se quedan archivadas donde estaban.

Te ayudamos a pasar tus pacientes. Crea tu cuenta, mándanos tu Excel y lo importamos contigo. Prueba Clinily gratis 14 días.

Errores habituales

Migrar sin limpiar: los duplicados y los teléfonos mal escritos se arrastran al programa nuevo.
Querer pasar todo el histórico el primer día: no hace falta. Empieza con pacientes y citas futuras; el resto puede esperar.
Mantener dos agendas a la vez durante semanas: genera dobles reservas. Elige una fecha de cambio y cúmplela.
No avisar a los pacientes: si van a empezar a recibir recordatorios por WhatsApp o un enlace de reservas nuevo, cuéntaselo.

Cuánto se tarda

Para una consulta con unos cientos de pacientes, la configuración y la importación se hacen en una tarde. La mayor parte del tiempo se va en limpiar el Excel. En una semana de uso normal, el equipo ya trabaja con soltura.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar mis pacientes desde Excel?

Sí. Clinily importa pacientes desde Excel o CSV y te ayudamos a revisar los datos.

¿Qué pasa con las facturas que ya emití?

Se quedan archivadas donde estaban. A partir de la fecha de cambio, las nuevas se emiten conformes a Verifactu desde el programa.

¿Necesito parar la consulta para cambiar?

No. Configura el programa fuera del horario de consulta y cambia de agenda en un día concreto.

¿Cuánto cuesta Clinily?

0,10 € por cita completada, sin cuota fija ni permanencia, con 14 días de prueba gratis.