Tabla de contenidos
- El miedo a cambiar
- Tus datos son tuyos
- Qué exportar del programa actual
- Plan de cambio en 5 pasos
- Cuándo es buen momento
- Preguntas frecuentes
El miedo a cambiar
Cambiar de programa de gestión da miedo por razones lógicas: años de historias clínicas, pacientes con bonos a medias, facturas que no se pueden tocar y un equipo acostumbrado a su rutina. Por eso muchas clínicas siguen con un programa que no les convence.
La buena noticia es que, bien planificado, el cambio se hace en un día de trabajo y sin parar la consulta.
Tus datos son tuyos
Como responsable del tratamiento, la clínica es la titular de los datos de sus pacientes. Tu proveedor actual actúa como encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD) y, al terminar el servicio, debe devolverte los datos o permitirte exportarlos. Si te pone trabas, recuérdaselo por escrito.
Qué exportar del programa actual
| Qué | Formato habitual | Notas |
|---|---|---|
| Pacientes | Excel o CSV | Nombre, contacto, DNI, fecha de nacimiento |
| Historia clínica | PDF por paciente o exportación completa | Pregunta qué formato ofrece tu proveedor |
| Citas futuras | Excel, CSV o listado | Para recrearlas en el programa nuevo |
| Bonos y saldos | Listado | Revisa los pendientes uno a uno |
| Facturas emitidas | PDF y libro de facturas | Se conservan; las nuevas salen ya del programa nuevo |
Consérvalo todo durante los plazos legales: la historia clínica debe conservarse al menos cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002), y las facturas, el plazo que marca la normativa fiscal.
Te ayudamos a cambiar. Mándanos la exportación de tu programa actual y la importamos contigo en Clinily. Prueba gratis 14 días.
Plan de cambio en 5 pasos
- Elige una fecha de corte, mejor un lunes o tras un periodo de vacaciones.
- Exporta y limpia los datos la semana anterior: duplicados, teléfonos mal escritos, pacientes inactivos.
- Configura el programa nuevo (servicios, profesionales, horarios) e importa los pacientes.
- Recrea las citas futuras y avisa a los pacientes si cambian los recordatorios o el enlace de reservas.
- Desde la fecha de corte, todo en el nuevo: agenda, notas y facturas. El anterior queda solo para consultar el histórico hasta que lo des de baja.
Si vienes de hojas de cálculo, tienes la guía específica para pasar la clínica de Excel a un programa de gestión.
Cuándo es buen momento
- Antes de que Verifactu sea obligatorio para ti, si tu programa actual no va a cumplir.
- Al final de un trimestre fiscal, para separar bien la facturación.
- En meses de menos actividad, como agosto o la primera semana de enero.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo las historias clínicas al cambiar de programa?
No, si las exportas antes de dar de baja el anterior. Pide a tu proveedor la exportación completa y guárdala.
¿Cuánto se tarda en cambiar de software de clínica?
La configuración y la importación se hacen en una tarde para una consulta pequeña. Lo que más tiempo lleva es limpiar los datos.
¿Puedo mantener los dos programas un tiempo?
Sí, pero solo para consultar el histórico. Las citas y las facturas nuevas, siempre en uno solo.
¿Qué cuesta Clinily?
0,10 € por cita completada, sin cuota fija ni permanencia.
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Publicado por Clinily · 13 de octubre de 2026 · 7 min de lectura
